Nationale Postcode Loterij, VriendenLoterij, People's Postcode Lotteries, Deutsche Postcode Lotterie en Svenska Postkodlotteriet (hierna: "de loterijen" of "wij") zijn bedrijven met een sociaal oogmerk die zich inzetten voor het werven van fondsen voor goede doelen door het organiseren van liefdadigheidsloterijen in Nederland, het Verenigd Koninkrijk, Duitsland, Zweden en Noorwegen. De loterijen gebruiken hetzelfde recruitmentsysteem, Jobylon. Elk land heeft zijn eigen omgeving in dit systeem om ervoor te zorgen dat HR-medewerkers in de respectieve landen alleen toegang hebben tot de gegevens die voor hen relevant zijn.

Het is belangrijk dat je weet hoe we omgaan met je persoonsgegevens in het wervingsproces bij de loterijen. We nemen de bescherming van persoonsgegevens serieus en zetten ons in om te allen tijde met je persoonlijke gegevens om te gaan in overeenstemming met de AVG en andere beveiligings- en privacyregels. In dit Privacy Statement wordt uiteengezet welke persoonlijke gegevens we van je verzamelen, hoe we die gegevens gebruiken en delen, hoe we je gegevens veilig bewaren en hoe lang we ze bewaren. We leggen ook uit hoe we je gegevens verwerken (en wat de rechtsgrondslag daarvoor is) en leggen je uit hoe je je rechten op het gebied van persoonsgegevens bij ons kan inroepen.

Als je vragen hebt over deze verklaring, als je een klacht hebt of als je je rechten op het gebied van persoonsgegevens wilt uitoefenen, laat het ons dan weten.

• Voor Nationale Postcode Loterij en VriendenLoterij kunt u contact met ons opnemen via [email protected].

• Neem voor de Postcode Loterijen contact op met ons Customer Experience Team via [email protected] of bel naar 0808 109 8765.

• Neem voor Deutsche Postcode Lotterie contact met ons op via [email protected].

• Neem voor Svenska Postkodlotteriet contact met ons op via [email protected].

Indien je bij ons solliciteert verwerken wij de informatie die je tijdens je sollicitatie verstrekt (bijvoorbeeld CV, sollicitatiebrief of antwoorden op vragen die door de loterijen worden gesteld) voor het recruitmentproces. Deze informatie omvat alle gegevens in het sollicitatieformulier en alle ondersteunende informatie die je verstrekt of die wordt verzameld via derden. Voor de meeste kandidaten omvat dit de volgende kenmerken: naam, contactgegevens, werkervaring, kwalificaties, salarisverwachtingen, datum beschikbaar, titels, opleiding en functietitel. Denk eraan om niet meer persoonsgegevens te verstrekken dan nodig is om te solliciteren naar de functie en vermijd het delen privacygevoelige persoonlijke gegevens zoals  een persoonlijk identificatienummer, etnische achtergrond, seksuele geaardheid, politieke overtuiging, gezondheidstoestand, BSN-nummer, religieuze overtuigingen of lidmaatschap van een vakbond. Hoe je persoonlijke gegevens worden verwerkt, hangt af van het feit of je rechtstreeks solliciteert of via een derde partij zoals een agentschap of LinkedIn. Wanneer je rechtstreeks solliciteert, is de loterij waarvoor u solliciteert de verantwoordelijke met betrekking tot de gegevens die u verstrekt. Wanneer een derde uw gegevens aan ons verstrekt, zal deze derde uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het eigen privacy statement. We verzamelen gegevens van derden, zoals LinkedIn en andere openbare bronnen. Dit wordt "Sourcing" genoemd en wordt handmatig uitgevoerd door onze medewerkers. Er worden alleen gegevens verzameld die aan jou als professional kunnen worden gekoppeld en die relevant zijn voor de invulling van de vacature waar u op solliciteert. Indien nodig kan een loterij controleren of u over de juiste vergunning beschikt om te werken en te wonen in het land waar de loterij is gevestigd. In sommige gevallen kunnen bestaande werknemers aanbevelingen doen over potentiële sollicitanten. In Zweden wordt de potentiële sollicitant uiterlijk 30 dagen na de datum van indiening van de aanbeveling per e-mail op de hoogte gesteld van de verwerking van persoonsgegevens als persoonsgegevens worden verzameld via aanbevelingen van werknemers. Wij gebruiken Jobylon om ons wervingsproces te beheren en je gegevens worden op dit systeem opgeslagen terwijl wij je sollicitatie behandelen. Als je in dienst treedt, worden deze gegevens opgenomen in het personeelsdossier en bewaard in overeenstemming met bewaartermijn voor personeelsdossiers zoals vermeld in het lokale personeelsbeleid. Gegevens van niet-geselecteerde sollicitanten worden bewaard gedurende:

• Nationale Postcode Loterij en VriendenLoterij: vier weken na afwijzing, tenzij je toestemming geeft om je gegevens een jaar te bewaren.

• Postcode Loterijen: zes maanden.

• Deutsche Postcode Lotterie: zes maanden.

• Svenska Postkodlotteriet: twee jaar.

Als onderdeel van je sollicitatiegesprek kunnen we sollicitatiegesprekken opnemen om te beoordelen of je geschikt bent voor de functie. Je wordt aan het begin van het gesprek op de hoogte gesteld van eventuele opnames en we verwijderen eventuele opnames uiterlijk 7 dagen na de datum van je gesprek. Wil je op de hoogte blijven van de nieuwste vacatures? Dan kan je een vacature-alert instellen. Wanneer je je hiervoor aanmeldt, verzamelen wij je naam, contactgegevens, adresgegevens en accountgegevens (e-mailadres en wachtwoord). Daarnaast verzamelen wij je interessegebied,je werkervaring op dit gebied, of je geïnteresseerd bent in vacatures of evenementen (of beide), en uw voorkeur met betrekking tot de frequentie waarmee wij contact met u mogen opnemen. Heeft u een vacature-alert ingesteld, dan bewaren wij uw persoonsgegevens tot één jaar na het instellen van de vacature-alert. Uw persoonsgegevens worden eerder verwijderd als u uw toestemming intrekt via het kandidatenportaal.

In het Verenigd Koninkrijk worden alle in- en uitgaande gesprekken opgenomen en van tijd tot tijd gemonitord met het oog op kwaliteit, analyse en naleving.

Uw persoonsgegevens worden gedeeld met onze leveranciers en onderaannemers, in hun hoedanigheid van verwerkers of subverwerkers. Dit geschiedt volgens onze instructies en alleen voor wervingsdoeleinden. We delen ook persoonlijke gegevens met autoriteiten, juridische adviseurs of andere partijen indien de wet of de toezichthouder dit eist.

We hebben een gerechtvaardigd belang zoals vermeld in de AVG om je persoonsgegevens te verwerken, dit betekent dat de loterijen de beoordeling hebben gemaakt dat er een gerechtvaardigd belang is voor de loterijen om uw persoonsgegevens in het wervingsproces te gebruiken. Indien je een vacature alert instelt, is de grondslag voor de verwerking van je persoonsgegevens de toestemming.

We gebruiken cookies op onze website. Hieronder lees je wat cookies zijn, welke cookies we gebruiken en hoe je cookies kunt uitschakelen (en wat de gevolgen daarvan zijn) als je dat wilt.

In ons wervingsproces wordt informatie opgeslagen via cookies. Cookies zijn kleine gegevensbestanden die naar uw computer of andere apparaten zoals uw mobiele telefoon of tablet worden gedownload wanneer u onze wervingswebsites bezoekt. Cookies helpen ons te beheren hoe onze website werkt, te begrijpen hoe u onze website gebruikt, uw ervaring te optimaliseren en ons te helpen onze marketingactiviteiten te verbeteren. Hoe lang een cookie op uw apparaat wordt opgeslagen, hangt af van het doel van de cookie.

Essentiële cookies zijn strikt noodzakelijk voor het leveren van de service.

Voor het gebruik van niet-functionele cookies hebben we uw toestemming nodig. Als u uw toestemming voor deze cookies wilt intrekken, kunt u dit doen via de cookiebanner die verschijnt wanneer u de website bezoekt.

Als algemene regel geldt dat persoonlijke gegevens door ons niet worden verzonden naar landen buiten de EER (Europese Economische Ruimte). Als dit toch noodzakelijk is, zullen we dat alleen doen als sprake is van een passende beveiliging, bijvoorbeeld wanneer een land door de Europese Commissie als adequaat is beoordeeld. Als een land niet als adequaat wordt beschouwd, gebruiken we standaardcontracten die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd.

De volgende rechten met betrekking tot persoonsgegevens kunnen worden uitgeoefend door contact met ons op te nemen zoals hierboven beschreven: Je hebt het recht:

• om ons te vragen je persoonsgegevens niet te gebruiken voor direct marketing;

• om ons te vragen je persoonsgegevens niet te verwerken wanneer deze worden verwerkt op basis van het gerechtvaardigd belang;

• om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die we van je verwerken; te vragen om rectificatie van de informatie die wij over je hebben als deze onnauwkeurig of onvolledig is;

• om te vragen dat we stoppen met het verwerken van je persoonlijke gegevens op basis van toestemming nadat je die toestemming hebt ingetrokken;

• om, in bepaalde omstandigheden, te vragen om de persoonlijke gegevens die we over je bewaren te verwijderen;

• in bepaalde omstandigheden te vragen om de verwerking van die gegevens te beperken;

• en in bepaalde omstandigheden vragen om gegevensportabiliteit.

Als een vraag of verzoek zoals hierboven beschreven meerdere keren binnen een kortere periode wordt verzonden en het verzoek duidelijk ongegrond of onredelijk is, kan een vergoeding in rekening worden gebracht om aan dergelijke vragen of verzoeken tegemoet te komen.

We zijn trots op onze recruitmentproces en zetten ons volledig in voor de bescherming van de persoonlijke gegevens die u ons toevertrouwt. Als u contact met ons wilt opnemen om vragen te stellen of een klacht in te dienen over de manier waarop wij uw persoonlijke gegevens gebruiken, zullen wij de zaak met de grootst mogelijke ernst behandelen. Als je niet tevreden bent over onze afhandeling van je klacht, kunt je een klacht indienen bij je lokale autoriteit voor gegevensbescherming.

• Voor het Verenigd Koninkrijk kun je meer informatie vinden over dat recht en de klachtenprocedure op de ICO-website of door te bellen naar 0303 123 1113 (lokaal tarief) van maandag tot en met vrijdag van 9.00 tot 17.00 uur (met uitzondering van feestdagen).

• Je kunt contact opnemen met de Zweedse Integritetsskyddsmyndigheten via [email protected] , telefoon +46 (0)8-657 61 00 of post Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), Box 8114, 104 20 Stockholm.

• Je kunt contact opnemen met de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens via 088-1805250.

• Met de Duitse Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen kan contact worden opgenomen via Postfach 200444, 40102 Düsseldorf of per e-mail: [email protected].

In het onwaarschijnlijke geval dat je persoonsgegevens onderdeel zijn van een datalek, nemen wij onverwijld contact met je op om je op de hoogte te stellen van de volgende zaken:

• wat er is gebeurd en hoe het is gebeurd;

• om welke gegevens het gaat en wat dat voor u betekent;

• wat we eraan doen en hoe je op de hoogte kunt blijven;

• hoe je contact kunt opnemen met onze functionaris voor de gegevensbescherming.

Informatiebeveiliging is belangrijk en we zetten ons volledig in om beveiliging, vertrouwelijkheid en integriteit van persoonsgegevens te waarborgen. Je persoonlijke gegevens worden verwerkt in overeenstemming met de wet en op een veilige manier. Er zijn procedures om uw persoonlijke gegevens te beschermen en uw privacy te waarborgen. We verwerken bijvoorbeeld alleen die persoonlijke gegevens die nodig zijn voor de sollicitatie en verwijderen persoonlijke gegevens wanneer ze niet langer nodig zijn. De systemen die worden gebruikt om persoonsgegevens te verwerken, worden voortdurend bijgewerkt zodat ze veilig zijn, bijvoorbeeld door middel van antivirusprogramma's, firewalls en systemen om incidenten met betrekking tot persoonsgegevens in verschillende IT-systemen op te sporen. We eisen en controleren ook dat onze partners persoonlijke gegevens veilig en in overeenstemming met de wet verwerken.

• De informatie die u ons online stuurt. De methodes die we gebruiken om ervoor te zorgen dat gegevens worden beschermd terwijl ze via het internet worden verzonden, zijn industriestandaard. Wanneer informatie ons bereikt, slaan we deze veilig op en geven we alleen toegang aan bevoegd personeel of gegevensverwerkers

• Hoe we de toegang tot je persoonlijke gegevens beperken. De loterijen handhaven strikte fysieke, elektronische en administratieve waarborgen om uw persoonlijke gegevens te beschermen tegen onbevoegde of ongepaste toegang. De gegevens die we verzamelen worden opgeslagen in beveiligde werkomgevingen die niet toegankelijk zijn voor het publiek

We hebben te allen tijde het recht om wijzigingen of aanvullingen aan te brengen in dit privacy statement. De meest recente versie van dit document is altijd te vinden op onze website.